Combien de postes prévoir au bureau avec 2 ou 3 jours de télétravail ?

Vous êtes en plein dans la question que toutes les directions se posent aujourd’hui :

Ce n’est plus un sujet théorique. Derrière, il y a des décisions très concrètes :

• combien de m² garder ou libérer,
• combien de postes acheter ou non,
• comment organiser un bureau hybride qui fonctionne vraiment au quotidien.

Trop de postes, c’est de l’espace et du budget immobilisés. Pas assez, c’est de la friction pour les équipes : tension sur les places, disputes silencieuses, sentiment que « le bureau ne suit pas le mode de travail ».

L’objectif de cet article est de vous donner :

• une méthode simple pour dimensionner vos postes de travail quand vos équipes sont en 2 ou 3 jours de télétravail,
• des ordres de grandeur chiffrés (0,5 ? 0,7 ? 1 poste par personne ?),
• un cadre pour éviter le gaspillage (mobilier qui dort, sur-stock, contradiction avec l’esprit de la loi AGEC),
• et une façon de garder de la flexibilité dans le temps, sans être coincé par des achats de mobilier figés.

1. Pourquoi la question du nombre de postes est devenue stratégique

Pendant des années, la logique était simple : 1 personne = 1 bureau = 1 chaise = 1 caisson.

Le modèle était pensé pour un monde où :

• tout le monde venait au bureau 5 jours sur 5,
• le travail était surtout individuel,
• on faisait « comme on a toujours fait » côté aménagement.

Avec 2 ou 3 jours de télétravail, ce modèle ne tient plus. Le bureau hybride change la donne :

• la présence devient variable d’un jour à l’autre,
• les usages se diversifient (collaboration, visio, focus, créativité),
• les collaborateurs viennent moins « pour avoir un bureau » que pour retrouver leurs équipes.

Dans ce contexte, viser « 1 poste par personne » revient, dans beaucoup de cas, à financer :

• des postes de travail vides plusieurs jours par semaine,
• du mobilier surnuméraire,
• du gaspillage (acheter, stocker, parfois jeter ou brader plus tard).

À l’inverse, réduire trop agressivement le nombre de postes sans réflexion crée un autre problème : un bureau flexible en théorie, mais vécu comme un parcours du combattant au quotidien.

Le bon sujet n’est donc pas :

« Combien de rangées de bureaux pouvons-nous caser dans le plateau ? »

Le bon sujet est :

2. Commencer par le réel : vos rythmes de présence et vos usages

Avant toute formule, il faut regarder la façon dont votre entreprise vit aujourd’hui. Sinon, vous dimensionnerez votre bureau sur des hypothèses plutôt que sur des faits.

2.1. Cartographier les jours de présence

L’idée n’est pas d’ouvrir un projet data de 6 mois, mais d’obtenir une vision claire, même approximative, des éléments suivants :

• Quels sont les jours de présence attendus (politique interne, jour d’équipe, réunions clés) ?
• Y a-t-il des obligations de présence pour certains métiers (accueil, IT, production, support) ?
• Sur quels jours constatez-vous spontanément des pics (mardi–mercredi–jeudi, presque partout) ?

Pour cela, vous pouvez :

• interroger les managers d’équipe,
• analyser rapidement les données de badgeuse ou de réservation si vous en avez,
• ou tout simplement observer sur 2–3 semaines comment se remplit le plateau.

Ce travail de base vous donne une première réponse à la question :

2.2. Estimer un taux de présence moyen

Ensuite, vous pouvez ramener cette réalité à un chiffre simple : le taux de présence moyen.

Par exemple :

• Si vos collaborateurs ont 2 jours de télétravail par semaine, et qu’ils les utilisent effectivement, ils sont 3 jours au bureau sur 5.
  → Taux de présence moyen ≈ 60%.
• Avec 3 jours de télétravail effectivement utilisés, ils sont 2 jours sur 5 au bureau.
  → Taux de présence moyen ≈ 40%.

Ce ne sont que des ordres de grandeur. La valeur exacte n’est pas le plus important. Ce qui compte, c’est de comprendre que vos 100 collaborateurs ne sont jamais 100 sur site en même temps, même les jours « chargés ».

3. Traduire ça en postes : une formule simple et des exemples

Une fois ce taux de présence moyen posé, vous pouvez commencer à raisonner en termes de ratio postes / collaborateurs.

3.1. La formule

On peut utiliser un cadre simple :

• Effectif : le nombre de personnes qui utilisent ce plateau.
• Taux de présence moyen : 40%, 50%, 60%… selon votre politique télétravail.
• Marge de sécurité : un coefficient (en général entre 1,1 et 1,3) pour absorber les pics.

La marge de sécurité est clé. C’est elle qui évite de transformer vos mardi et jeudi en bataille de chaises. Elle tient compte :

• des jours où « tout le monde vient » (onboarding, all hands, grosse réunion d’équipe),
• des aléas du quotidien (retours de congés, présence exceptionnelle de prestataires, etc.).

3.2. Cas concret 1 : 2 jours de télétravail

Vous avez :

• 100 collaborateurs sur le plateau,
• 2 jours de télétravail autorisés et utilisés,
• donc 3 jours de présence moyenne → 60%,
• et vous choisissez une marge de sécurité de 1,2 (plutôt prudente).

Dans ce cas, viser 0,7 poste par personne est cohérent, surtout si vous débutez dans le flex office.

3.3. Cas concret 2 : 3 jours de télétravail

Même entreprise, mais vous passez à 3 jours de télétravail :

• 100 collaborateurs,
• 2 jours de présence → 40%,
• taux de présence moyen : 0,4,
• marge de sécurité : 1,3 (les jours de présence sont très concentrés).

On atterrit sur un ratio d’environ 0,5 poste par personne.

Vous voyez que l’écart entre 2 et 3 jours de télétravail n’est pas marginal : on passe de 72 à 52 postes pour le même effectif.

4. Tout le monde n’a pas le même besoin : différencier les populations

Évidemment, cette logique ne consiste pas à appliquer un chiffre unique à toute l’entreprise. Certains métiers n’entrent pas dans la même équation.

• Un chargé d’accueil ne peut pas faire 3 jours de télétravail.
• Un technicien IT doit souvent être sur place.
• Un sales terrain ou un consultant peut, lui, être fréquemment chez le client ou en déplacement.

Concrètement, il est souvent pertinent de :

• garder quelques postes attribués pour les rôles qui exigent une présence quasi permanente,
• basculer le reste des équipes sur des postes partagés (desk sharing) avec un système de réservation simple.

On arrive ainsi à des combinaisons du type :

• 25–30% de postes fixes,
• 70–75% de postes partagés,
• pour un total en dessous de 1 poste par personne… mais une expérience utilisateur meilleure, parce que les espaces sont pensés pour les usages réels, pas pour une photo figée du passé.

5. Ne pas penser qu’en « rangées de bureaux » : les fonctions du bureau hybride

Un autre piège courant, c’est de réduire le débat à un nombre de postes individuels. Or, avec 2 ou 3 jours de télétravail, vos collaborateurs ne viennent pas au bureau pour « s’asseoir à leur place habituelle et répondre à des mails ».

Ils viennent :

• synchroniser avec leur équipe,
• lancer ou boucler des projets,
• organiser des ateliers,
• voir leurs clients, partenaires ou fournisseurs,
• trouver un environnement de travail plus adapté que chez eux pour se concentrer.

Un bureau hybride bien conçu propose donc plusieurs types d’espaces, complémentaires :

• des postes individuels pour la concentration ou les tâches longues,
• des tables projets pour 3–6 personnes qui travaillent ensemble sur un même sujet,
• des salles de réunion adaptées aux réunions présentiel / hybride,
• des phone booths ou bulles pour prendre des visios sans déranger,
• des espaces informels (banquettes, tables hautes, alcôves) pour les échanges rapides, les 1:1, les moments de respiration.

Le nombre de postes individuels devient une variable… parmi d’autres. Vous pouvez parfaitement fonctionner avec 0,5 à 0,7 poste individuel par personne, tant que :

• vos pics sont bien absorbés,
• les autres espaces prennent le relais,
• les règles de jeu sont claires (réservation, zones d’équipe, codes d’usage).

6. Trois scénarios types : où vous situez-vous ?

Pour vous aider à vous repérer, voici trois configurations assez fréquentes.

Scénario A – 2 jours de télétravail, culture très « présentielle »

• 2 jours de télétravail possibles, mais pas toujours utilisés pleinement,
• forts pics les jours d’équipe (souvent mardi–mercredi–jeudi),
• usage du bureau encore très centré sur le poste individuel.

Dans ce cas, descendre brutalement à 0,5 poste par personne serait risqué. Une cible raisonnable :

• 0,7 à 0,8 poste par personne au départ,
• avec une trajectoire vers 0,6–0,7 à mesure que les usages du flex se stabilisent (et que vous avez des données d’utilisation réelles).

Scénario B – 3 jours de télétravail, forte autonomie

• 3 jours de télétravail, largement adoptés,
• beaucoup de travail asynchrone,
• des jours de présence parfois étalés dans la semaine,
• une culture déjà digitale / distribuée.

Ici, la cible classique se situe plutôt entre :

• 0,5 et 0,6 poste par personne,
• avec un effort particulier sur les espaces de collaboration et de visio (le risque, sinon, c’est le plateau de bureaux vides + les salles de réunion saturées).

Scénario C – Mix avec métiers toujours sur site

• une partie des équipes doit être sur site (ops, support client, logistique…),
• une autre partie fonctionne très bien à distance (produit, marketing, sales…).

Dans ce cas :

• dimensionnez plein pot pour les métiers « on site » (1 poste par personne si nécessaire),
• appliquez un ratio 0,5–0,7 pour les métiers éligibles au télétravail,
• et surtout, vérifiez vos pics de présence croisés : que se passe-t-il le jour où ops, support et produit sont tous là ?

7. AGEC, gaspillage et mobilier : pourquoi « acheter large » n’est plus une bonne idée

Face à l’incertitude, la réaction réflexe est souvent :

Ce choix pose aujourd’hui plusieurs problèmes.

7.1. Un problème financier

Vous immobilisez un budget important en CAPEX sur des postes dont une partie ne sera jamais utilisée à pleine capacité. Trois ans plus tard, au moment de changer de locaux ou de réorganiser, vous devez :

• revendre à la casse,
• payer pour stocker,
• ou simplement jeter.

7.2. Un problème opérationnel

Gérer du mobilier en stock n’est pas neutre :

• il faut de la place,
• il faut de la logistique,
• il faut des arbitrages (on garde ? on jette ? on revend ?).

7.3. Un sujet d’image et de conformité

Dans un contexte de loi AGEC et de prise de conscience sur le gaspillage, difficile d’assumer :

• d’acheter beaucoup « au cas où »,
• de sous-utiliser,
• puis de déstocker en urgence.

La question n’est donc plus « pouvons-nous acheter autant de postes que nous voulons ? ». Elle devient :

C’est exactement ce que permettent des modèles d’abonnement mobilier.

8. L’abonnement mobilier : payer l’usage, pas le stock

Le principe est simple : au lieu de considérer le mobilier comme un patrimoine à posséder, vous le considérez comme un service qui doit suivre vos besoins.

Concrètement, un modèle d’abonnement mobilier multi-marques vous permet de :

• aménager vos bureaux avec du mobilier de qualité, en cohérence avec votre image,
• payer un setup initial (conseil, livraison, installation, reprise du mobilier existant si besoin),
• puis une mensualité en OPEX, lisible et pilotable,
• et surtout, faire évoluer votre parc au fil du temps.

Quand votre politique de télétravail change, quand votre équipe double, quand vous réduisez vos m² :

• vous ajustez le nombre de postes, de salles, de tables projets,
• vous remplacez ce qui ne correspond plus aux usages,
• vous n’avez pas un « cimetière de chaises » à gérer dans un sous-sol.

C’est une réponse opérationnelle très directe aux enjeux de :

• flexibilité (bureau qui s’ajuste à la réalité de vos effectifs et de votre organisation),
• optimisation de l’espace (moins de mètres carrés « juste pour stocker des tables »),
• gaspillage (les meubles quittent vos bureaux pour être réutilisés ailleurs),
• conformité avec l’esprit AGEC (logique de seconde vie plutôt que d’accumulation).

C’est précisément le métier d’un acteur comme novinea : opérer ces abonnements mobilier, orchestrer la seconde vie des pièces et vous éviter de devenir, malgré vous, gestionnaire d’entrepôt de bureaux.

9. Comment dimensionner et aménager votre bureau hybride, étape par étape

Sur un projet réel, voilà comment un accompagnement peut se dérouler.

9.1. Diagnostic express

On commence par un diagnostic de votre situation :

• structure des équipes, effectif, métiers,
• politique de télétravail officielle et réelle,
• jours de présence, pics, contraintes,
• irritants actuels (pas assez de salles, open space trop bruyant, mobilier vieillissant…).

L’idée est d’obtenir une photo fidèle de votre bureau aujourd’hui : usage réel des postes, zones sous-exploitées, zones saturées.

9.2. Scénarios chiffrés de ratio postes / collaborateurs

À partir de là, on peut construire plusieurs scénarios :

• scénario 1 : 0,7 poste par personne,
• scénario 2 : 0,6 poste,
• scénario 3 : 0,5 poste (si votre culture et votre organisation s’y prêtent).

Pour chaque scénario, on regarde :

• l’impact sur le nombre de postes,
• l’impact sur les m² nécessaires,
• l’impact sur votre budget mensuel en abonnement mobilier,
• l’impact sur l’expérience de vos équipes (type d’espaces, confort, répartition).

Ce n’est plus une question vague : c’est un choix éclairé, en toute transparence.

9.3. Conception de l’aménagement

Ensuite, on passe au concret : le plan d’aménagement.

• Combien de postes individuels ?
• Combien de tables projets ?
• Combien de salles de réunion, de phone booths, d’espaces informels ?
• Où placer quelles équipes pour limiter les frictions sonores ?
• Comment intégrer vos contraintes (AGEC, circularité, identité de marque, ergonomie) ?

L’enjeu est double :

• faire un bureau désirable pour les équipes (sinon, personne ne viendra, quels que soient les ratios),
• et optimisé pour votre modèle de travail hybride (ni sous-dimensionné, ni sur-équipé).

9.4. Mise en place et suivi

Avec un modèle d’abonnement mobilier, la mise en place n’est pas le point final mais le point de départ :

• le mobilier est livré, installé, ajusté,
• une partie de votre ancien parc peut être reprise pour éviter le gaspillage,
• vous commencez à observer l’usage réel : quelles zones sont pleines, quelles zones ne le sont jamais, quelles habitudes prennent les équipes.

Sur cette base, le parc évolue :

• on ajoute ou enlève des postes,
• on convertit une zone en autre typologie (plus de collaboration, plus de concentration),
• on lisse les irritants qui apparaissent.

Votre bureau devient un système vivant, pas un projet figé tous les 5 ans.

10. Vous vous posez la question des postes ? C’est le bon moment pour en parler.

Si vous êtes en train de :

• repenser votre politique de télétravail (2 ou 3 jours),
• renégocier votre bail ou réduire vos m²,
• préparer un déménagement ou une réorganisation d’équipes,
• ou simplement bloquer sur la question du nombre de postes…

… alors c’est probablement le bon moment pour mettre des chiffres, des scénarios et des plans d’aménagement sur la table.

On peut regarder votre situation avec vos chiffres (effectifs, jours de présence, usages, contraintes) et vous proposer 1 à 2 scénarios concrets d’aménagement en abonnement mobilier.