Vous signez un bail commercial 3/6/9. Vous lancez dans la foulée un projet d’aménagement de bureaux avec travaux, mobilier, cloisons, salles de réunion.
Sur le papier, vous vous installez pour 9 ans. Dans la réalité, le droit vous donne une porte de sortie tous les 3 ans… et votre business évolue beaucoup plus vite que ça.
Le piège est là : immobiliser un CAPEX mobilier et des travaux comme si vous étiez certain de rester 9 ans, alors que tout (bail, télétravail, croissance, incertitude) dit l’inverse.
Dans cet article, on ne va pas faire un cours de droit. On va regarder le bail 3/6/9 avec des lunettes d’aménagement :
- ce que ce bail implique vraiment sur la durée d’occupation des bureaux,
- comment il se croise (mal) avec un financement 100 % CAPEX des travaux et du mobilier,
- comment l’OPEX / abonnement mobilier vous redonne de la marge de manœuvre.
1. Bail 3/6/9 : ce qu’il faut vraiment retenir quand on parle bureaux
Le bail commercial 3/6/9 est la forme standard pour des locaux de bureaux. Sa mécanique juridique est connue, mais ses conséquences sur l’aménagement sont souvent sous-estimées.
En résumé :
- la durée légale est de 9 ans,
- le locataire peut résilier à chaque période triennale (à 3 ans, puis 6 ans),
- il doit respecter un préavis de 6 mois,
- le bail encadre le loyer, les charges, la révision, les travaux, la destination des locaux (bureaux, commerce…).
Sur le papier, vous êtes « engagé » pour 9 ans. En pratique, vous avez une vraie option de sortie à 3 ans, puis une deuxième à 6 ans.
Et cette option n’est pas théorique : la stratégie peut changer, votre politique de télétravail peut évoluer, vous pouvez fusionner, vendre, restructurer, ou simplement avoir besoin d’une surface différente.
Le bail 3/6/9 est donc un contrat structurellement flexible côté locataire. C’est tout l’inverse d’un plan d’amortissement « linéaire sur 9 ans ».
2. Le problème : un bail flexible, mais un aménagement rigide
Quand vous aménagez vos bureaux, vous ne pensez pas en 3/6/9. Vous pensez : « on s’installe ».
Travaux d’aménagement, cloisonnement, traitement acoustique, salles de réunion, IT, mobilier de bureaux de marques… l’ensemble représente très vite plusieurs centaines de milliers d’euros.
Comptablement :
- les travaux deviennent des immobilisations (amélioration du local),
- le mobilier de bureaux devient une immobilisation,
- le tout est amorti sur 5, 7, parfois 10 ans.
Vous faites donc un pari de long terme : « Ce schéma de bureaux restera pertinent pendant toute la durée de mon amortissement. »
Le bail 3/6/9, lui, vous dit l’inverse : « Statistiquement, il y a de bonnes chances que tu bouges à 3 ou 6 ans. »
C’est ce décalage qui pose problème : un contrat pensé pour laisser une porte de sortie, un aménagement payé comme si cette porte n’existait pas.
3. Trois erreurs classiques quand on aménage sous bail 3/6/9
On voit souvent les mêmes travers dans les projets de bureaux.
1. Concevoir des bureaux « définitifs »
Psychologiquement, un bail signé = un point d’arrivée. Les équipes se projettent : logo à l’entrée, plan d’étage « parfait », salles « pour tous les usages ».
On sur-spécifie les choses : cloisonnements rigides, salles très spécialisées, aménagement par équipe figé. Trois ans plus tard, les usages ont déjà changé : plus de télétravail, autre organisation, effectifs qui montent ou baissent. Le plan pensé pour 9 ans est obsolète.
2. Sur-investir dans du mobilier peu réutilisable
Du mobilier de qualité est une bonne chose. Le problème, c’est le mobilier sur-mesure ou hyper spécifique : banquettes intégrées, modules faits pour un seul espace, tables aux dimensions impossibles à recaser ailleurs.
Le jour où vous quittez les locaux, une partie du parc se revend mal, une autre finit en stockage ou, pire, en benne, alors que comptablement, il n’est pas complètement amorti.
3. Financer 100 % des bureaux en CAPEX
C’est le modèle historique : tout le projet d’aménagement de bureaux part en CAPEX, amorti sur la durée. Si vous sortez à 3 ou 6 ans, vous « coupez » votre propre pari.
Vous avez alors :
- des immobilisations pas totalement amorties,
- un stock de mobilier à gérer (revendre, stocker, donner, jeter),
- de nouvelles dépenses pour réaménager ailleurs.
En clair, vous avez payé pour un usage long… que le bail 3/6/9 rend par définition incertain.
4. Lire votre bail comme un DAF qui pense « usage », pas « théorie »
La bonne question n’est pas : « Combien d’années écrit-on dans le bail ? » C’est :
Dans beaucoup d’entreprises, si on écarte le réflexe optimiste, la réponse est : 3 ans, parfois 4–5, rarement 9.
Parce que la stratégie peut évoluer, le télétravail peut monter encore d’un cran, les effectifs peuvent changer de façon imprévisible, le quartier lui-même peut perdre ou gagner en intérêt.
Une fois que cette lucidité est posée, vous pouvez structurer votre aménagement autour de deux couches :
- Ce qui est structurel et a du sens même si vous restez peu de temps : mise aux normes, sécurité, infrastructure de base, minimum acoustique.
- Ce qui doit rester flexible : mobilier, répartition fine des espaces, nombre de salles, modules de phone booths, zones projets.
Le bail 3/6/9 vous donne une flexibilité juridique. Votre aménagement doit vous donner une flexibilité opérationnelle et financière équivalente.
5. CAPEX vs OPEX sur l’aménagement : pourquoi le bail 3/6/9 change la donne
C’est ici que CAPEX vs OPEX cesse d’être un débat théorique pour devenir très concret.
Aménagement 100 % CAPEX : pari lourd
En CAPEX, vous sortez un gros budget en début de bail (travaux + mobilier), vous immobilisez et amortissez sur plusieurs années, et vous espérez occuper les lieux suffisamment longtemps pour « rentabiliser ».
Si vous quittez vos bureaux à la première échéance triennale, vous aurez concentré une partie du coût d’usage sur 3 ans, et une partie de la complexité (logistique, revente mobilier, arbitrages internes) sur le moment de la sortie.
Aménagement en mix CAPEX / OPEX : aligner le bail et le financement
En OPEX, vous traitez une partie du sujet « aménagement » comme un service, pas comme un patrimoine.
Avec un abonnement mobilier par exemple :
- vous financez un setup initial (conception, livraison, installation, reprise de l’existant),
- vous payez ensuite une mensualité pour l’usage du mobilier,
- sur une durée alignée avec votre horizon bail : souvent 3 à 5 ans.
Si vous restez 9 ans, vous gardez un modèle de bureau comme service, qui peut évoluer. Si vous partez à 3 ou 6 ans, vous arrêtez l’abonnement sur ces bureaux, le mobilier repart en seconde vie, et vous ne vous retrouvez pas avec un parc à liquider ni un CAPEX mobilier à regret.
Dans un monde 3/6/9, l’OPEX n’est pas juste confortable pour la trésorerie. C’est une façon de ne pas parier en dur sur 9 ans alors que votre contrat vous rend mobile tous les 3 ans.
6. Exemple simple : même bail 3/6/9, deux stratégies d’aménagement
Imaginons :
- un plateau de 70–80 postes,
- un bail commercial 3/6/9 classique,
- un besoin d’aménagement de bureaux complet (salles de réunion, zones projets, phone booths, mobilier, etc.).
Stratégie A : tout en CAPEX
Vous achetez le mobilier, financez les aménagements, couvrez la totalité du projet en CAPEX. Montant global : mettons 250 k€ HT. Amortissement comptable : 7 ans.
Scénario réel : à 3 ans, vous quittez les lieux (télétravail, réorganisation, croissance…). Il vous reste de la valeur nette comptable, un parc mobilier partiellement réutilisable, partiellement invendable, et des coûts opérationnels : démontage, logistique, revente, tri, déchet.
Vous avez payé pour 7 ans, vous avez utilisé 3 ans. Le delta, c’est de la valeur perdue.
Stratégie B : CAPEX minimal + abonnement mobilier
Vous traitez les travaux de base (mise aux normes, infrastructure) en CAPEX, et le mobilier ainsi qu’une partie des éléments d’aménagement en abonnement mobilier.
Votre CAPEX initial est beaucoup plus bas, votre OPEX mensuel augmente de façon prévisible. À 3 ans, si vous partez, vous clôturez l’abonnement, le mobilier repart dans une boucle de seconde vie gérée par l’opérateur, et vous repartez sur un nouveau setup dans vos nouveaux locaux.
Sur la même période 3 ans, les montants globaux peuvent être proches. La différence majeure, c’est la protection contre le mauvais scénario (déménagement précoce).
7. Avant d’aménager, 5 questions à vous poser sur votre bail 3/6/9
Avant de signer un bon de commande mobilier ou un gros devis de travaux, posez-vous ces questions très simples :
- Sur combien d’années suis-je réellement prêt à m’engager dans ces bureaux ? (3, 6, 9 ?)
- Qu’est-ce qui, dans mon aménagement, doit absolument être pensé pour 7–9 ans ? (structure, technique, sécurité)
- Quel pourcentage de mon budget d’aménagement peut passer en OPEX sans dégrader la qualité ?
- Si je dois partir à la première échéance triennale, que se passe-t-il pour mon mobilier ?
- Mon schéma CAPEX / OPEX est-il cohérent avec la flexibilité que m’offre le bail 3/6/9 ?
Rien qu’en répondant à ces cinq points, beaucoup de projets de bureaux changent de forme.
8. Où novinea vous aide à rendre votre bail 3/6/9 « vivable »
Nous n’avons pas vocation à renégocier votre bail à votre place. En revanche, nous pouvons faire en sorte que votre aménagement de bureaux ne vous enferme pas dans un modèle 9 ans… alors que votre bail est fait pour bouger.
Concrètement, avec novinea :
- vos bureaux sont conçus pour vos usages réels (bureaux hybrides, télétravail, flex, espaces projets),
- vous êtes équipés en mobilier de marques via un abonnement mobilier,
- nous gérons la livraison, l’installation, la reprise de l’existant,
- nous assurons la seconde vie des meubles qui sortent de vos locaux.
Vous gardez la main sur vos décisions immobilières : rester, partir, renégocier à 3 ou 6 ans. Votre mobilier, lui, devient un OPEX adaptable, pas un CAPEX figé jusqu’en 2033.
9. La vraie question à vous poser maintenant
Si vous êtes en train de signer un nouveau bail commercial 3/6/9, de renégocier un bail existant, ou de préparer un déménagement, on peut regarder ensemble :
- la durée réelle que vous visez,
- votre modèle de travail (télétravail, flex, hybridation),
- et construire un schéma CAPEX / OPEX pour vos bureaux qui ne vous fera pas regretter votre aménagement à la prochaine échéance triennale.
