En 2026, la question n’est plus seulement : « Combien coûte l’aménagement de nos bureaux ? »
Derrière, il y a un contexte que vous connaissez par cœur : politique de télétravail qui bouge, effectifs qui montent ou descendent vite, baux plus courts, pression RSE et AGEC. Autrement dit : vos bureaux changent plus vite que vos plans d’amortissement.
Cet article vous propose une lecture simple, pensée pour un·e DAF ou un·e dirigeant·e : ce que CAPEX et OPEX veulent dire appliqués au bureau, pourquoi le modèle CAPEX classique devient un pari risqué, comment fonctionne l’aménagement en abonnement mobilier, et comment arbitrer pour vos budgets 2026.
1. Pourquoi le modèle « on amortit sur 7 ans » ne tient plus
Pendant longtemps, l’aménagement de bureaux, c’était un gros projet tous les 7 à 10 ans. On signait un bail, on mettait 200 ou 300 k€ sur la table, et on amortissait tranquillement.
Ce modèle supposait trois choses : des effectifs assez stables, une manière de travailler qui change peu, un bail qu’on va au bout.
Aujourd’hui, vous êtes souvent à l’exact opposé : 2 ou 3 jours de télétravail, des équipes hybrides, parfois distribuées, des baux qui se renégocient ou se remettent en cause au bout de 3 ou 6 ans.
Vous avez peut-être déjà vécu la scène : un plateau refait à neuf en 2022. Deux ans plus tard, il faut plus de phone booths, moins de postes individuels, des espaces projets qui n’avaient pas été prévus. Une partie du mobilier se retrouve en stock. Vous continuez pourtant de l’amortir.
Financièrement, vous avez payé pour quelque chose qui ne correspond plus à vos usages. Et vous remettez une couche de budget pour corriger. C’est exactement là que la question CAPEX vs OPEX devient stratégique.
2. CAPEX appliqué aux bureaux : ce que vous achetez vraiment
En CAPEX, vous achetez un actif solide. Sur le papier, tout est logique.
Vous financez le mobilier, une partie des travaux d’aménagement, parfois des éléments sur-mesure. Vous immobilisez ces dépenses à l’actif, puis vous les amortissez sur plusieurs années : cinq, sept, parfois dix.
Dit autrement : vous pariez que cet aménagement aura encore du sens pendant toute cette durée.
Le problème ne vient pas du traitement comptable. Il vient de la vitesse à laquelle vos besoins changent.
Un changement de politique télétravail, un regroupement de sites, une hypercroissance ou une réduction d’effectifs suffisent à rendre une partie du parc inadaptée. Vous avez alors deux options, toutes les deux mauvaises : vivre avec un aménagement qui ne fonctionne plus vraiment, ou réinvestir en plus, alors que l’actif initial n’est pas amorti.
Ajoutez à cela la gestion de fin de vie : stock, revente, recyclage, contraintes AGEC. C’est beaucoup de complexité pour un actif qui, au final, devait « juste » vous permettre de travailler.
3. OPEX : traiter le bureau comme un service, pas comme un patrimoine
Passer l’aménagement en OPEX, ce n’est pas un tour de passe-passe comptable. C’est une façon différente de voir le bureau.
L’idée est simple : vous ne payez plus pour posséder des meubles, mais pour garantir un environnement de travail qui suit vos usages et votre horizon de visibilité.
Concrètement, un modèle d’abonnement mobilier fonctionne ainsi :
D’abord un setup initial : conception des espaces, choix des pièces, logistique, installation, reprise éventuelle de l’existant. Ensuite, une mensualité d’usage : vous payez pour le service rendu, sur une durée alignée avec votre bail et votre trajectoire. Enfin, la possibilité d’adapter le parc : ajouter des postes, transformer une zone en espace projet, augmenter le nombre de salles de visio, rééquilibrer les espaces de concentration.
Financièrement, cela crée trois effets immédiats : moins de CAPEX à sortir l’année 1, un coût métier lisible par mois et par plateau, et une capacité à réduire ou transformer l’aménagement sans tout remettre en question. Vous ne portez plus seul le risque de vous tromper sur sept ans dès le jour 1.
4. CAPEX vs OPEX : le même projet, deux logiques différentes
Prenons un cas simple, volontairement arrondi. Vous avez 100 collaborateurs. Vous passez à 2–3 jours de télétravail. Vous avez besoin d’un plateau pour environ 70 postes physiques, plus des salles et quelques espaces projets.
Option A : CAPEX classique
Vous lancez un projet complet. Mobilier de marques, installation, quelques aménagements spécifiques.
Montant global : imaginons 250 k€ HT. Vous immobilisez et amortissez sur sept ans.
Effet réel : un pic de cash important en 2026, un actif au bilan pour longtemps, un aménagement qui peut devenir obsolète au bout de trois ou quatre ans si vos usages changent.
Le jour où vous réduisez vos m², ou où vous transformez votre organisation, vous vous retrouvez avec du mobilier encore en cours d’amortissement, mais déjà en excès ou mal adapté.
Option B : abonnement mobilier en OPEX
Vous partez sur un modèle d’usage.
Setup initial : par exemple 50–60 k€ HT pour le design, la coordination du projet et l’installation. Abonnement : entre 4–7 k€ par mois pour l’ensemble du plateau, sur une durée alignée avec votre bail.
Effet réel : un effort de cash initial réduit, un coût mensuel stable, lisible et budgétable, la possibilité de revoir la configuration après 12 ou 24 mois, sans repartir sur un projet « from scratch ».
Sur cinq ans, les deux options peuvent représenter des enveloppes similaires. La différence centrale, c’est le risque maîtrisé : avec l’OPEX, vous n’avez plus besoin d’avoir raison sur sept ans dès le départ.
5. Ce que l’OPEX change concrètement pour une DAF
Vu du P&L, l’aménagement en OPEX rend vos coûts de bureau beaucoup plus lisibles. Vous savez combien coûte un plateau par mois, combien coûte un poste « tout compris », et quel est l’impact d’une réduction de surface ou d’effectifs.
Vu du bilan, vous immobilisez moins. Vous gardez votre capacité d’investissement pour votre cœur de métier : produit, tech, industrie, acquisition… pas pour des caissons et des tables de réunion.
Vu de la direction générale, vous conservez une option. Si vous devez changer de ville, réduire votre empreinte ou revoir votre organisation, vous pouvez renégocier l’aménagement sans traîner un stock de mobilier non amorti.
Et vu des équipes, le bureau devient un environnement qui peut évoluer, pas un décor figé qui vieillit mal.
6. Comment décider pour 2026 : cinq questions simples
L’arbitrage n’est pas le même pour une scale-up, un industriel ou un cabinet de conseil. Mais les questions à se poser sont assez universelles.
D’abord, votre horizon de visibilité : êtes-vous vraiment à l’aise pour parier sur vos bureaux à sept ans ? Localisation, m², effectifs, télétravail.
Ensuite, la stabilité des usages : vos modes de travail sont-ils stabilisés, ou encore en ajustement ? Avez-vous déjà dû réaménager un plateau moins de quatre ans après l’avoir refait ?
Puis, vos priorités d’investissement : où voulez-vous mettre votre CAPEX dans les trois prochaines années ? Dans du mobilier, ou dans ce qui fait directement croître le business ?
Quatrième point : le risque de gaspillage. Pouvez-vous assumer, en 2026, d’acheter « large » en mobilier et de gérer ensuite la revente, le stockage, le recyclage, dans un cadre AGEC renforcé ?
Enfin, vos ressources internes : avez-vous envie que vos équipes soient aussi gestionnaires d’un stock de meubles, ou préférez-vous externaliser cette fonction ?
Si, honnêtement, vos réponses vont plutôt vers : faible visibilité, usages encore en mouvement, CAPEX à préserver et envie de flexibilité, alors le bureau en OPEX n’est pas un « nice to have ». C’est un choix logique.
7. Où se place novinea dans cette équation CAPEX / OPEX ?
Le rôle de novinea est simple : vous offrir une alternative sérieuse au « tout CAPEX » pour vos bureaux.
Concrètement, nous opérons des abonnements mobilier multi-marques. Nous concevons vos espaces en fonction de vos usages (télétravail, collaboration, image employeur). Nous sélectionnons, livrons et installons du mobilier de marques. Nous reprenons une partie de votre existant si besoin. Vous payez un setup, puis une mensualité claire, en OPEX. Vous pouvez ajuster le parc si vos équipes ou vos m² évoluent. Nous organisons la seconde vie des meubles qui sortent de vos locaux.
Vous gardez le contrôle sur les grandes décisions : niveau de service, budget cible, horizon de bail. Nous vous débarrassons de ce qui n’a jamais été votre métier : monter, démonter, stocker et revendre des bureaux.
8. Prochaine étape : passer de la théorie à vos chiffres
CAPEX vs OPEX, sur un slide, tout le monde a compris. Ce qui compte maintenant, c’est ce que ça change pour vos bureaux à vous, avec vos contraintes.
C’est le travail que l’on fait avec les DAF, DG et COO qui nous sollicitent : partir de vos données (effectifs, m², bail, télétravail), modéliser deux ou trois scénarios CAPEX / OPEX appliqués à votre aménagement, chiffrer un coût par poste et par mois en abonnement mobilier, vous aider à construire une note d’arbitrage défendable en comité.
